一、功能
本模块主要是对销售类合同进行合同申请、合同审批、对接用印申请、生成合同以及合同抄送的处理等。本模块所指销售销售,包括销售合同、物业管理合同、物业租赁合同、物业销售合同,所以是个广义的销售合同的概念。
通过本模块的处理,可以使用合同从最初的申请状态,到审批状态,再到可用印状态,最后通过点【生成合同】按钮,生成正式的合同,该合同进入对应的合同管理模块,故该模块与其它合同管理模块是可以联动的。例如,普通的销售合同经【生成合同】后会进入【销售合同】模块,又如,物业销售合同经【生成合同】后会进入【物业销售】合同模块。
二、主要流程
开始》经办人发起合同申请》审批人审批合同》审完后经办人发起用印申请或直接由系统提示直接去用印(取决于系统参数控制)》用印完后【生成合同】》结束。
三、模块菜单界面
四、各模块菜单功能说明
1、销售合同申请
【功能】:发起合同申请的入口,点进去,界面如下:
【单据状态】:可以筛选您所有申请过的合同的状态,默认是筛选未生成合同。
【新增申请】:下拉可以新增不同类别的销售合同,最普遍的是销售合同,即第一个,故排在最上面,其次是销售意向合同,还有一种就是借款合同,这种情况比较少见,但是为了统一管理,系统也将这类合同纳入进来,后续这类合同要向贷款人收款嘛。最后三类合同是物业类合同,对应{物业}模块下的三类合同,之所以放在这里,是明确入口的统一。反正就是根据实际情况选择即可。
【变更申请人...】这种场景是为了解决,当经办人离职或调离公司后,为了使合同能延续处理,需要通过此功能,将未处理完的合同申请单转交其他同事处理。
随着合同申请审批状态的不同,操作列会动态发生变化,功能会有所不同。
【编辑】对未审完的合同申请单,可以点{编辑}进行编辑,编辑提交后合同申请自动重走流程。已生成合同的,申请单 不可编辑。
【删除】对未审完的合同申请单,如觉得不需要,可以点{删除}将其删除掉,删除后不可恢复。已生成合同的,申请单不可删除。
注:已生成合同的,申请单不可编辑,也不可删除,如要编辑和删除,须进入对应的合同模块将已生成的合同删除后方可编辑和删除合同申请单
【打印申请单】可以打印合同申请单,不管申请单是已审完还是未审完。
【用印申请】对于已经审完的合同申请单,会自动通知印章管理员用印或出现{用印申请},提示走用印申请,如下所示:
系统默认审完的申请单是出现用印申请,有些公司希望简化流程,直接通知印章管理员用印,则需要在审批项目中打开如下参数:
路径:审批流程管理/审批项目/筛选客户合同审批类,点对应项目的编辑,出现如下对话框,将合同用印选项选择对应要使用的印章即可,印章可以多选哦。
反之,如不希望合同审完就直接通知用印,可以改回默认设置,即不选择任何印章即可,如下所示:
2、销售合同审批
【功能】销售合同审批的入口,在{主页}的待办事项中所有提示,可从主页中进入到本页面中。主要是审核合同,界面如下所示,同时界面中未显示各个合同的审批进度,这个很人性化,使经办人一目了然:
【已审合同...】点进可切换到已审合同列表界面,显示过往您所有审批过的合同,如果审完后要修改审核意见的,也要进入已审合同界面中修改哦。
【审单】点击进入审单界面,如下所示:
以上是审单界面的底部部分,红框包括三部分:
第一部分是审核意见部分,包括是同意还是不同意等,还可以转给其他同事审核,也可以抄送给其他同事。
第二部分是附件上传栏,可以上传相关附件,如修正后的合同稿。
第三部分是附加功能,系统认为您有可能会用到的其它相关功能,方便您即点即用,在保存意见前,可以做一些其它必要的事情,例如,您可以{发邮件}通知经办人或其他人,如果觉得发邮件对方未必会查收,也可以{发站内通知}通知经办人或其它人,发站内通知后收件人可在婷燕飞系统的主页中待办里收到消息,对于某些未尽事项,需要自己后续跟进的,如条款沟通跟进可以{备忘登记},备忘登记后可在个人办公中我的备忘中处理,起到提醒作用,还可以在备忘中关联日历,在主页中的日历中醒目提醒。{查看历史申请数据}功能可以一键查看该客户过所发起过的合同申请,非常的方便,不用切换到其它标签中查看,{查看客户信息}可以一键查看该客户的基本信息和合同信息,真正使审合同的人做到应知尽知,获取充分的信息。
3、全部合同申请
【功能】该功能需要权限授权,被授权的用户可以查看所有同事的合同申请单,一般这个权限可以给到财务人员或销售总或总经理。界面如下所示:
操作人员可以筛选不同状态的申请单,以及可以输入关键词查询不同的申请单,也可以补打申请单(其实在合同申请界面中也有打印申请单功能,这里是考虑到万一经办人离职了,只是需要补打的话,操作人员就可以在此打印。)
4、销售申请单-抄送
【功能】主要是在审核时或流程中已指定要抄送给指定同事时,该同事在此可以查看所有抄送过来的销售合同申请,在主页中待阅消息栏也会有推送,点进去,也会导向到本页面中。